Vielleicht geht es dir ähnlich wie mir – früher. Damals gab es noch keine Möglichkeiten zur Digitalisierung. Jeden Monat mussten alle Belege sortiert, kopiert und verschickt werden. Ich wünschte mir: „Buchhaltung zeitsparend – das wäre es!“
Ich brauche einen freien Kopf, um mich auf Verkauf, Marketing und Kundenzufriedenheit zu fokussieren. Frei von allen anderen „nervigen“ Aufgaben, die auch ich als Selbstständige häufig noch – selbst – mache.
Diese “nervigen” Aufgaben, die mir keinen Umsatz bringen, aber eben gemacht werden müssen. Darunter fällt schließlich auch die Buchhaltung.
Irgendwann entfiel zwar das Kopieren und wurde durch Einscannen abgelöst. Je nach Gerät dauerte das jedoch noch länger. Vermutlich gab es die erste Erleichterung für die Steuerbüros, weil sie die Belege nicht mehr manuell einpflegen brauchten. Dort hielt die digitale Buchführung Einzug, aber war leider nur dort zeitsparend.
Doch ich, ich hatte damit immer noch nichts gewonnen. Kennst du das?
Einen Jubelschrei stieß ich aus, als die digitale Buchführung dank neuer Tools auf den Markt kam. So wurde meine Buchhaltung zeitsparend. Denn damit spare ich heute enorm viel Zeit, viele Stunden sogar. Meine digitale Buchführung erledige ich quasi nebenbei. Was mich früher einen ganzen Tag gekostet hat, nehme ich heute kaum noch wahr.
Solltest du noch kein funktionierendes digitale Buchführungs-System haben: Vielleicht ist mein simples System auch das richtige für dich. Ich habe hier zwei Tool Tipps für dich, um deine Buchhaltung zeitsparend zu erledigen.
Digitale Buchführung: Das richtige Konto
Mit meinem Fitnessstudio war ich noch bei einer klassischen Filialbank, obwohl ich einen persönlichen Berater kaum in Anspruch nahm. So wollte ich, als ich Kundenfairständnis gründete, hohe Kontogebühren und Zeit sparen. Beim Googlen nach einer geeigneten Bank stieß ich schnell auf Kontist. Mittlerweile nennen sie sich selbst: Kontist Bank & Steuerservice – Dein Sorglos-Selbständig-Paket.*
Sorgen hatte ich mit Kontist tatsächlich noch keine. Mich hatte damals jedoch die Tatsache überzeugt, dass Selbstständige selbst dieses Bankkonzept entwickelt haben. Wer kennt die Bedürfnisse Selbstständiger schließlich besser als sie selbst. Die Gebühren sind überschaubar. Ich z.B. zahle nur 17,85€ mtl. inklusive USt und meines Zugangs zum Buchhaltungs-Tool. Du wählst dir einfach das Paket, was deinen Bedürfnissen am ehesten entspricht.
Hast du dich schon immer gefragt, wieviel Steuern du von deinen Einnahmen noch abziehen musst? Du kannst dir in der Kontist App den „Deins“-Betrag anzeigen lassen. Basierend auf deinen Einnahmen und Ausgaben hast du so einen Richtwert. Selbst wenn der Kontostand höher ist, gibst du nicht mehr aus als „Deins“ anzeigt. Die Differenz zwischen „Deins“ und dem tatsächlichen Kontostand deckt nämlich deine voraussichtliche Zahlung an Umsatzsteuer und Einkommenssteuer ab. So erwartet dich keine böse Überraschung. Das ist der erste Schritt zu Buchhaltung zeitsparend und leicht gemacht.
Wie bereits erwähnt kannst du dein Konto am Desktop oder mobile in der App überwachen und bearbeiten. Schnell von unterwegs den Kontostand checken, eine Überweisung tätigen uvm. – wie bei jedem anderen Online Banking auch. Selbst der Support hat bisher immer schnell geantwortet.
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Zeit sparen mit einer digitalen Buchhaltungssoftware
Mit einem digitalen Buchführungs-Tool wird deine Buchhaltung zeitsparender denn je. Ich habe mich für lexoffice* entschieden. Damit hatte ich bereits die letzten Jahre zur Fitnessstudio-Zeit gute Erfahrungen gemacht. Es lag somit nahe, dass ich dieses Tool auch für Kundenfairständnis wieder wähle.
Um dir zu verdeutlichen, wie du mit lexoffice bei deiner Buchhaltung Zeit sparen darfst, lass mich dir meinen Ablauf beschreiben. Es ist wirklich sehr simpel und deine digitale Buchführung im Handumdrehen erledigt.
Nehmen wir an, du erhältst eine neue Rechnung per E-Mail. Heutzutage bekommen wir zum größten Teil Rechnungen digital. Welch eine Erleichterung! Die Rechnung öffne ich auf meinem Handy. Wenn ich speichern auswähle, wird mir schon lexoffice als Option angezeigt. Ich wähle also das entsprechende Icon aus und damit fliegt die Rechnung direkt in mein digitales Buchführungsprogramm. Statt unnötigem Kopieren oder Scannen wird deine Buchhaltung zeitsparender als je gedacht.
Solltest du doch eine Papierrechnung erhalten, ist diese schnell mit der lexoffice Scan App ebenfalls hochgeladen. Oder du nutzt die Funktionen der Online Version am Desktop.
Selbst deine eigenen Angebote und Rechnungen sind recht schnell in lexoffice erstellt.
Nun trage ich einmal pro Woche noch fix jene Rechnungen zusammen, die ich aus einem Portal herunterladen muss, z.B. die Telefonrechnung. Auch das kannst du sehr einfach mit deinem Mobilgerät erledigen. Dafür nutze ich gern Wartezeiten zwischen Terminen.
Habe ich das geschafft, wird gebucht. Alle Belege werden nun also nacheinander in lexoffice ausgewählt. Lexoffice liest sie und erkennt automatisch Datum, Belegnummer, Betrag etc. Du sagst ihm nur noch, wohin es gebucht werden soll.
Was hast du gesucht? Buchhaltung zeitsparend? Das ist es!
Lexoffice denkt mit. Besonders zeitsparend wird deine digitale Buchhaltung, weil lexoffice mit der Zeit dazulernt. Das heißt, wiederkehrende Belege werden erkannt und das entsprechende Buchungskonto bereits vorgeschlagen. Durch diese Funktion kannst du mehrere Belege mit nur einem OK-Klick gleichzeitig verbuchen. Einfacher geht’s wohl kaum.
Dein Steuerberater kann sich die Daten durch seinen eigenen Zugang ziehen und bearbeiten. Du hast jederzeit einen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben. Je nach gewähltem Leistungspaket hast du noch umfangreichere Funktionen wie Vorschau zur Steuerzahlung oder Lohnabrechnung.
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Auch digitale Buchführung erfordert Regelmäßigkeit
Den wichtigsten Tipp, den ich dir jedoch mitgeben möchte, ist: Regelmäßigkeit. Wer seine Buchhaltung nicht regelmäßig bearbeitet und Routinen entwickelt – der wird sich immer wieder „verzetteln“. Nicht nur in der Papierform-Variante, sondern auch bei der digitalen Buchführung. Bleib dran, dann häuft sich gar nicht erst so viel an. Deine Motivation ist größer, schnell mal ein paar neue Belege zu buchen als die von mehreren Monaten. Nur so wird deine Buchhaltung zeitsparender.
Auf diese Weise hast du auch deine Finanzen besser im Blick und entwickelst mehr Gelassenheit. Du weißt, welche Zahlungen noch offen sind, welche Rechnungen du bei deinen Kunden schnellstmöglich anmahnen solltest und was du demnächst ans Finanzamt abführst. Das ist doch alles kein Hexenwerk mehr! Dank den vielfältigen Möglichkeiten, die Buchhaltung zu digitalisieren, kannst du heutzutage richtig viel Zeit sparen.Nutze einfach alle Möglichkeiten, die es gibt. Auch wenn du anfangs technikscheu sein solltest, es lohnt sich, einen Blick zu riskieren. Du wirst sehen: deine digitale Buchführung zeitsparend zu erledigen kann sogar Spaß machen.
So bist du schnell wieder für deine Kunden da!
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